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防控疫情,如何远程团队协作

2020-02-05 183 jason
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在新年伊始,我们展望2020的设计行业趋势《2020 顺「势」而为设计》,没想到这个场景来的这么快,这么措手不及,自1月3日武汉正式发布“不明原因的病毒性肺炎”的通告后,疫情逐日扩散至全国各省和国外多个国家,目前世界卫生组织已经将新型冠状病毒疫情列为国际关注的突发公共卫生事件。


随着疫情的发展,武汉之外其他地区政府的防治措施也是不断升级。国务院正式通知春节假期延期到 2 月 2 日(初九),北京和上海也正式通知,企业开工时间不得早于2 月 9 号。会有更多的城市发布通知延迟开工时间,意味着会有上千万的企业,在春节后的一周,办公室是关闭的。接下来春季流感和返工潮,是疫情控制的关键时期,很多企业为正常运营考虑,春节后公司转为远程办公,直至疫情结束。


一线的服务行业不能远程工作!

WFH(Work From Home)在家工作,请先确认您的团队是否适合远程办公,不是所有的企业都可以使用新的工作模式。比如对于民生重大影响的供水、供电、供气和供热,通信行业和公共交通的工作人员必然要守护好自己的岗位,保证市民的正常生活。 


相信大家宅在家多日是多么期盼物流运输的有效保障,在我们足不出户的防止传染的同时,还有很多在城市奔驰的身影为我们的生活提供保障,商场和超市依然为市民提供食品等生活用品供应。这些奋斗在一线的行业同样在默默付出,不能享受远程的工作方式,在此感谢这些医护行业之外的英雄。


如何有效的远程办公

但是远程办公对大多数公司来说都是陌生的,很多企业都是面对疫情导致的被迫远程,难免会有些不知所措。这里作为一个曾就职远程办公团队成员,分享一下自己的经验,希望可以帮助到大家!


其实在我们日常的办公室工作中,也同样需要一些工具来协助我们工作,而WFH仅仅是将办公室转移至家庭,除了没有面对面的沟通外,其实其他的工作都可以由软件服务来替代,下面帮助大家介绍一些常见工作内容的替换方法。


一、团队沟通

如果在办公室我们最方便的就应该是团队沟通了,毕竟大家身处同一个办公区,小组之间的沟通转一下椅子,回头喊话即可得到响应,但是同时对于聊天工具我想所有人也同样不陌生,国民级应用QQ和微信,已经让我们可以随时保持联系。

但是对于工作来讲,我建议企业最好启用专业的沟通工具,如果涉及个人事宜的还是会对工作造成影响,毕竟微信中有我们的家人、朋友、童鞋、游戏玩伴,以及各种各样的群,这些碎片的消息清单,会严重影响工作效率,不断的打断工作思路,如果只开启企业专用的聊天工具,会让沟通更加高效。


目前来讲我主要推荐的企业聊天工具主要有:钉钉、企业微信、TIM和飞书

  • 钉钉:阿里推出的免费企业沟通工具,具有非常丰富的第三方插件选择;

  • 企业微信:微信推出的企业版本,支持将微信好友转移至企业微信中,方便现在正在使用微信的团队使用;

  • TIM:是商务版的QQ,对于很多习惯使用QQ的企业来讲可以尝试使用,内置免费使用的腾讯云盘和腾讯文档很好用;

  • 飞书:字节跳动研发的沟通工具,对于团队日历及任务管理很方便;

以上工具除了提供基本沟通功能外,都提供了一定的云盘空间,文件传输功能的长期备份,我就经常碰到微信传送的文件失效问题,不得不重新请对方再次发送,非常的尴尬。以下就以钉钉为主要的沟通工具为大家介绍相关的企业工作方法。


二、考勤管理

无论什么企业我们基本都需要对员工进行绩效管理,其中考勤记录算是保留项目了,作为企业办公工具来讲,以上工具都已支持,只要设置员工的考勤时间,是否支持外部考勤打卡即可。员工在打卡的时候会调用手机的GPS定位模块,读取真实的地理位置,做到远程打卡的功能。

不得不说阿里的人文关怀,因为疫情原因目前还推出了《员工健康》服务,让员工在家每日上报是否有咳嗽发热迹象,方便企业掌控员工的身体情况。



三、审批管理

对于企业内部难免会有一些对外的采购付款和费用报销,员工的转正、升职申请等,都需要根据企业内部商议的审批流程去逐级签字,在审批中心已经帮我们内置了多种类型的审批模板,企业管理员可以根据企业的情况自定义表单,同时根据条件去设置逐级审批人。

审批记录中可以清晰的查看审批的时间和批注,而且还提供了手机上的手写签名非常的方便。


四、远程会议

在工作中我们难免会需要大家群策群力的时候,需要大家提出自己的观点进行头脑风暴,需要多次讨论去对企业的事务进行决策,所以企业的会议室往往都比较紧张,经常预约不到开会的地方。

那么远程办公我们如何开会呢?不要担心钉钉也给我们提供了多人视频会议的功能,发起者还可以共享桌面进行文档的演示,在开会的过程中可以对会议进行录制,方便会后进行回看或者发送给未能到场的人员,让相关人员都知晓会议内容。 


五、OKR任务目标制

远程以后信息会更碎片化,各种信息可能会散落在会议、IM、邮件、文档里,所以建议企业还是选择更符合企业沟通的IM工具,比如企业微信、钉钉或飞书;然后就是关于任务目标的分配和验收问题,主要可以通过以下几点: 

  • 培训团队负责人,按部门或者工作目标建立项目,科学规划工作内容。 

  • 把工作内容细化为任务,复杂的任务可以进一步拆解为子任务,明确负责人和完成日期; 

  • 每个人从检查本日任务开始工作,每天工作结束后,整理任务完成进展,同步任务完成情况,上传成果物,使用 @ 功能告知团队成员; 

  • 团队管理者统计每天查看任务延误情况,追踪哪些任务延期,尽早介入,协调团队的整体工作节奏和进度。 

团队一定要达到共识,大家在远程工作的时期按照这个共识进行工作,各个小团队 leader 或者项目经理抓任务执行结果,有问题的时候视频或者 IM 工具跟上及时沟通即可。


六、远程工作中相关的工具推荐:

  • 团队沟通:企业微信、TIM、钉钉、飞书

  • 任务管理:Tower、Teambition

  • 文档管理:印象笔记、WPS、石墨、腾讯文档

  • 设计协作:Sketch cloud、蓝湖、Figma

  • 文件传输:IM沟通工具内置、百度网盘、Gitlab

  • 素材管理:Eagle、花瓣、百度网盘


员工远程办公的注意事项

作为员工不要感觉WFH了,我们就可以放飞自我,自由翱翔了,在开始远程办公之后请大家保持以下几点WFH的基本礼仪:


一、工作仪式感

如果是初次面对这种工作方式,很多童鞋非常不适应,我们即面对长期假期有生活危机感,同时也会对WFH工作有消极拖延感,所以在企业选择这种工作模式后,大家心里要清楚,企业不会让你在家躺赢工资的,毕竟需要你为企业创造价值,才能雇佣你为企业服务,你的所有产出需要更明确化,那么你工作的强度就有可能会比在公司更大,因为你在公司工作时间可能是8个小时,但是WFH工作可能会996甚至更久。


1.仪式感

在家办公同样需要仪式感,公司会让我们继续外勤打卡,尽量不要穿着睡衣就开始工作,毕竟偶尔还是会有视频会议等,稍微注意一下形象,同时请准备好你的办公场所,比如工作台、电脑和手机等,不是非常建议你躺着床上敲键盘,这样自由度更高的场地会让你更放松,使你注意力不集中,或被其他事物影响而耽搁工作进度,导致工作效率降低,工作周期变长。


2.作息时刻表

最好为自己创建一个作息时刻表严格遵守,比如工作多久可以休息一下,喝杯水上个厕所,什么时间做饭就餐,当然我在制作时刻表的时候还有早间晨练与晚上的Keep室内锻炼,以及老婆大人安排的收拾家务等等。这里可以给大家推荐番茄工作法,大家可以去了解一下,个人觉得还是比较高效的。


3.工作/休息模式切换

对于摩羯座的人来讲,很容易就进入工作狂模式,即使WFH也请大家更好的陪同家人,我远程工作那两年正好赶上宝宝的出生,所以更方便照顾家人,现在更重要的课题就是如何教会家人以及小朋友如何在工作的时候不打扰吵闹,完成工作后更好的陪伴家人。


二、沟通时效性

对于WFH的人来说,我觉得最重要的事就是沟通的时效性,也是很多老板担心的问题,因为在办公室最不济可以直接走到工位与其沟通,但是远程了我该如何找到他?这点是所有远程团队最需要保障的,否则团队豪无效率可谈,单兵作战的团队除外。


我们当时的团队有很多童鞋不在国内的,我们一般也会约定好临近的时差进行固定时间的会议沟通,有重要的事情也可以通过留言或者Email的方式通知,这样即使是跨时区的远程工作,也不会有太大的障碍。



三、团队进度公示

对于远程工作来讲,因为不能像之前在办公室工作,所以团队内其他人对于项目的推进到什么地步,每个人应该做什么都应该有个清晰的认知,可以使用共享任务情况和日历的方法,明确团队内每个人的工作量,合理安排工作进度,对于项目管理也更清晰透明化。


对于延误的情况管理者应及时进行跟进,遇到疑难问题可以开启视频会议等,邀请组内小伙伴共同商议解决,可以切换更好的方案或转交更专业的伙伴来完成攻坚任务。而对于员工来讲实时的提交任务成果是考量你的工作进度重要指标,不要因为忙于任务而忘记提交工作成果哦!


总结

远程工作来的如此措手不及,对于很多企业来讲已经打乱了年初部署的工作计划,需要学习新的工作模式,但是就像2003年的非典一样,伤病在带给我们痛苦的同时也在带给我们新的机遇,我们无法逃避现实中的苦难,那么就学会用新的工作方法给我们赋能更强大的力量。


最后还是希望大家照顾好自己,勤洗手,少出门,戴口罩,一起让我们能度过这次难关。


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